Gemeente Rotterdam
Eén uniform rooster voor de gemeente Rotterdam
Tot voor kort planden de vier grote diensten van de gemeente Rotterdam, Stadsbeheer, Dienstverlening, Maatschappelijke Ondersteuning en de Bestuursdienst, allemaal met hun eigen database, inrichting en werkwijze. Vanuit hun eigen bedrijfsvoering en processen. Dat kon beter. Daarom startte de gemeente het project om de systemen te integreren. Samen met de consultants van Paralax werden problemen en oplossingen in kaart gebracht en op 1 januari 2020 ging Rotterdam live met één overkoepelend rooster.
De voordelen van één database
Meer uniformiteit, minder koppelingen
Eenduidig plan- en roosterbeleid
Meer invloed van medewerkers op hun rooster
Sturen op informatie uit de planning
Minder koppelingen
De aanbesteding van een nieuw systeem voor de personeelsgegevens was eigenlijk de aanleiding voor het hele traject. Het systeem zou niet één maar maar liefst zeven koppelingen betekenen. Daarom was het praktisch om de vier systeem samen te voegen. Eén uniform plansysteem met één database zou deze en toekomstige koppelingen moeten vergemakkelijken. Paralax hielp bij de afstemming van het plan- en roosterbeleid van de verschillende diensten, die elk hun eigen werkwijze, regelgeving en beleid hadden. Onder andere door een grondige analyse en in gesprek te gaan met alle betrokken partijen.
Andere voordelen
Naast de uniformiteit, die uiteindelijk een kostenbesparing in het beheer zal gaan betekenen ziet Rotterdam meer voordelen in de samenvoeging. Aan projecten zoals Koningsdag, de marathon van Rotterdam of de huldiging van Feyenoord werken meerdere diensten mee. Beveiliging, EHBO en de reinigingsdienst bijvoorbeeld. Medewerkers van deze diensten kunnen voortaan allemaal vanuit één systeem ingezet worden, onder dezelfde voorwaarden en afspraken. Ook sluit het plansysteem aan bij de nieuwe manier van werken die niet alleen in Rotterdam, maar ook in andere gemeenten, steeds vaker toegepast wordt. Het gebiedsgericht werken. Hierbij onderzoekt de gemeente wat een straat, buurt of gebied nodig heeft en volgt een gezamenlijke aanpak. Het is een kentering in de werkwijze. Meer aanbodgestuurd en over de verschillende disciplines heen. De nieuwe manier van plannen sluit daar uitstekend bij aan.
'Met de app geven we een impuls aan de betrokkenheid van onze medewerkers. Gezond plannen, daar gaan we de focus op leggen.'
Toekomstplannen
Voor de nabije toekomst staat de ingebruikname van de app voor medewerkers, MyRostar, op de agenda. Rotterdam wil de 2500 medewerkers daarmee meer bij de planning gaan betrekken. Een grote stap als je bedenkt dat op dit moment de medewerkers zonder vaste werkplek nog met papieren verlofbriefjes werken. Vitaliteit is één van de thema’s waar Rotterdam meer aandacht aan willen geven. Daarnaast staan er nog twee koppelingen gepland. Met Logis.P, het pakket dat het agendabeheer van de medewerkers van Dienstverlening regelt. En met AfvalRIS, dat alles rondom afval en reiniging regelt. Bijvoorbeeld de routes, mensen en middelen voor het legen van ondergrondse containers en het ophalen van grofvuil. Op termijn wil de gemeente meer gaan sturen met de informatie uit de planning. Opnieuw zal Paralax bij die ontwikkelingen aansluiten, meedenken en ondersteunen.