S2N Fire & Rescue
Meer zorgvuldigheid en minder gedoe met realtime tijdregistratie
Veiligheidsorganisatie S2N detacheert brandweerpersoneel, brandwachten en Emergency Rescue Teams. Iedere dag weer gaan de tachtig vaste medewerkers en een variërend aantal ZZP’ers en oproepkrachten aan het werk bij de diverse opdrachtgevers van S2N. De urenverwerking bracht jarenlang de nodige administratie met zich mee. Werkbonnen en urenstaten in alle soorten en maten. Daar wilde S2N graag vanaf. Het moest eenduidiger, nauwkeuriger en met meer gemak voor planners, medewerkers én opdrachtgevers. Rostar TR, het realtime tijdregistratiesysteem van Paralax bood uitkomst.
De voordelen van realtime tijdregistratie
Eenvoudig registreren met de app, medewerkers kunnen snel aan het werk
Minder administratieve handelingen omdat werktijden automatisch in de planning terecht komen
Een eenduidige manier van werken voor planners, medewerkers en opdrachtgevers
Geen discussie of uitzoekwerk door accuraat en up-to-date systeem
Een efficiënt en betrouwbaar systeem
Bij S2N ziet elke dag er anders uit. Naast langdurige detacheringen verzorgt het bedrijf namelijk ook adhoc invullingen bij capaciteitsproblemen van opdrachtgevers. Dat betekent een steeds wisselende vraag, andere opdrachtgevers en een variërende groep van in te zetten medewerkers. Flexibiliteit is het handelsmerk van S2N. Mede daarom is een efficiënte en betrouwbare planning én registratie en verwerking van uren van essentieel belang. Tot op heden ging dat aan de hand van urenbriefjes en -staten, een tijdrovend en niet altijd even accuraat systeem. Toen S2N dat wilde optimaliseren, lag tijdregistratie met Rostar TR lag voor de hand. S2N plant al jaren met Rostar CAS en de medewerkers hebben allemaal de MyRostar app op hun telefoon. De twee applicaties zijn voor elkaar gemaakt en stroomlijnen gezamenlijk het tijdregistratieproces.
Tijdwinst voor alle betrokkenen
Na een intensief traject werken de planners, medewerkers en opdrachtgevers van S2N sinds kort met Rostar TR en volgens een nieuwe werkwijze. Dat is voor sommigen nog even wennen. Toch zijn de eerste reacties en resultaten veelbelovend. De medewerkers vullen nu geen briefjes meer in maar registreren werktijden met hun smartphone. Wanneer zij op locatie met hun dienst beginnen, geven zij dit aan in de app. Aan de hand van de gps-coördinaten controleert het systeem of ze ook daadwerkelijk op de locatie aanwezig zijn. Volledig AVG-proof, want de coördinaten worden niet onthouden. Het gaat om een kortstondige check. Aan het einde van hun dienst klikken de medewerkers op ‘stop’ en gaan de geregistreerde tijden, wanneer ze niet of nauwelijks afwijken van de planning, rechtstreeks naar Rostar CAS. Wijken ze wel af, dan gaan ze naar de planners voor controle. Vanuit Rostar CAS kunnen de registraties verder verwerkt worden. Gaat alles volgens plan, dan verloopt het tijdregistratieproces vrijwel automatisch. En dat betekent heel veel tijdwinst voor S2N.
'De werktijden die medewerkers in de app registreren, komen automatisch in de planning in Rostar CAS. Dat levert ons veel tijdwinst op.'
Toekomstplannen
Nu de tijdregistratie prima op orde is, is het tijd voor nieuwe stappen. S2N is nog lang niet klaar met het optimaliseren van hun processen. Als gevolg van de betrouwbare tijdregistratie staat een omgekeerde facturatie op de agenda. Geen betalingen meer op basis van de facturen van hun ZZP’ers, maar op basis van de verwerkte tijdregistraties in Rostar CAS. Ook dat zal uiteindelijk een hoop werk schelen. En wie wat wat dan nog volgt.